Rechtsgeldig een vergadering voor de VvE uitschrijven? Denk om de juiste oproeptermijn voor de ALV!

Geplaatst op 30/12/2020 in categorie Algemeen

Vergadering VvE? Denk om de juiste oproeptermijn!

Elke Vereniging van Eigenaren (VvE) moet ten minste één keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV) houden. Dit staat beschreven in de akte van splitsing. In deze Vergadering van Eigenaren worden niet alleen de jaarcijfers en begroting doorgenomen en vastgesteld. Ook worden tijdens de jaarlijkse vergadering belangrijke besluiten genomen. Bijvoorbeeld op het gebied van bepaalde (onderhouds)uitgaven. Om deze tijdens de vergadering genomen besluiten rechtsgeldig te laten zijn, is het van belang dat het VvE bestuur de juiste oproeptermijn in acht neemt. Na 30 na kennismaking van het besluit staan de genomen besluit onherroepelijk vast.

De juiste oproeptermijn: check het modelreglement van je VvE

De oproeptermijn is de termijn die ligt tussen de schriftelijke uitnodiging tot het bijwonen van de vergadering tot aan de daadwerkelijke datum van de Vergadering van Eigenaren. De juiste oproeptermijn is afhankelijk van het modelreglement welke geldig is voor je VvE. Hieronder een overzicht.

Overzicht geldende oproeptermijnen

Type Modelreglement: Geldende oproeptermijn: Bijzonderheden:
Modelreglement 2006 Tenminste 15 dagen Niet inbegrepen hierbij is zowel de dag van oproeping als de dag van de vergadering zelf.
Bovendien: elke eigenaar mag bij het bestuur nadere agendapunten aandragen. Dit dient schriftelijk (per post of e-mail) te gebeuren. Het bestuur dient de overige eigenaren hierover per omgaande te berichten.
Modelreglement 1992 Tenminste 15 dagen Niet inbegrepen hierbij is zowel de dag van oproeping als de dag van de vergadering zelf.
Modelreglement 1983 Tenminste 8 dagen Niet inbegrepen hierbij is zowel de dag van oproeping als de dag van de vergadering zelf.
Modelreglement 1973 Tenminste 8 dagen
Modelreglement 1972 Tenminste 8 dagen

Afwijken van Modelreglement: uitzonderingen genoemd in Akte van Splitsing

In bepaalde gevallen wordt er afgeweken van de in het geldende modelreglement opgenomen oproeptermijn. Dit is terug te vinden in de Akte van Splitsing van de VvE. Kijk deze daarom altijd na! Het kan zijn dat er afwijkende bepalingen in zijn opgenomen waarmee afgeweken wordt van het geldende modelreglement.

Oproeptermijn niet aangehouden? Kantonrechter kan besluiten vernietigen

Indien het bestuur van de VvE de juiste oproeptermijn niet in acht heeft genomen, kunnen leden de tijdens de vergadering genomen besluiten terug laten draaien. Bijvoorbeeld als bepaalde leden het niet eens zijn met een genomen besluit. Deze leden kunnen dan op basis van het niet hanteren van de juiste oproeptermijn de kantonrechter verzoeken het genomen besluit ongeldig te verklaren. Immers, het besluit is genomen zonder de statutaire bepalingen van de VvE in acht te nemen. Verzoek tot vernietiging door de kantonrechter dient echter wel plaats te vinden binnen één maand na (mogelijke) kennisneming van het besluit door diegene die het verzoek indienen.

Geen nietigverklaring kantonrechter bij verzoek zonder materieel belang

Toch zijn er bepaalde gevallen waarbij de kantonrechter niet overgaat tot het ongeldig verklaren van eerder genomen besluiten. Ondanks een niet aangehouden juiste oproeptermijn. De indiener van het verzoek tot vernietiging moet namelijk ook aantonen dat hij of zij materieel belang heeft bij nietigverklaring van het besluit. Dit betekent dat de indiener moet bewijzen dat het besluit tijdens de vergadering niet of in een andere vorm genomen zou zijn als er wél aan de juiste voorschriften was voldaan. En dit is niet altijd zo.

Voorbeeld geen materieel belang bij verzoek tot vernietiging

Neem een besluit dat met 80% van de stemmen is aangenomen. Deze zou naar alle waarschijnlijkheid ook tot stand gekomen zijn als het wel bijtijds op de agenda was gezet. In zo’n geval zal de kantonrechter hoogstwaarschijnlijk beslissen dat de indiener tot vernietiging van het besluit niet genoeg materieel belang heeft. Want al is er sprake van het niet nakomen van statutaire bepalingen, omdat ruim 80% van de stemmen voor gestemd heeft, zal het besluit als er opnieuw gestemd wordt onder de juiste voorwaarden nog steeds door een meerderheid van de stemmen gesteund worden.

Noodwet vergaderen VvE ALV

Middels de noodwet welke is ingeroepen door het Rijk is het mogelijk om tijdens de Corona rechtsgeldig digitaal te vergaderen. Het kan zijn dat bepaalde onderwerpen echter niet geschikt zijn voor een digitale vergadering waardoor het bestuur tezamen met uw beheerder ervoor kan besluiten omwille van de VvE de vergadering uit te stellen.

Mocht u meer willen weten over het uitbesteden van VvE beheer, neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op.