VvE vergaderingen afgelast door Corona, wat nu?

Geplaatst op 07/04/2020 in categorie Algemeen, Wetgeving

De jaarlijks verplichte vergadering van de Vereniging van Eigenaren (VvE) zijn geannuleerd vanwege het Coronavirus. Bij veel VvE’s wordt die vergadering altijd in de eerste maanden van het jaar gepland. Voor het formele gedeelte van de vergadering is het echter vereist dat de leden bij elkaar komen. Dit geldt niet voor de VvE’s met een gebroken boekjaar, deze vergaderen veelal in de 2e helft van het jaar.

Wettelijke consequenties

Tijdens de VvE vergadering komen onderwerpen aan de orde die jaarlijks aan de bewoners moeten worden voorgelegd. Dat zijn het jaarverslag, het exploitatieoverzicht en de balans. Ook de begroting voor het lopende jaar en de servicekosten worden besproken. Niet alle VvE’s maken gebruik van hetzelfde model reglement, maar in vrijwel alle reglementen is opgenomen dat de VvE-vergadering binnen zes maanden na het einde van het boekjaar moet worden gehouden. Ook zijn er reglementen waarin zelfs een vergadermaand is opgenomen. Sommige reglementen bieden ruimte om die termijn te verlengen, maar andere hebben die mogelijkheid niet. Er zijn in de reglementen ook geen sancties gekoppeld aan het overschrijden van die zes maanden.

Rekening houden met Corona-voorschriften

Als er sprake is van een termijnoverschrijding zal dat naar verwachting niet tot juridische problemen leiden. De problemen door het Coronavirus zijn dermate ingrijpend dat een overschrijding wel te rechtvaardigen is. Sommige VvE’s willen de vergadering echter toch door laten gaan, echter conform de huidige richtlijnen van de RIVM is dat helaas niet mogelijk.
Om te kunnen bepalen of er een algemene ledenvergadering gehouden kan worden, adviseren wij om de website van de RIVM in de gaten te houden.

Geen ALV, maar toch een rechtsgeldig besluit willen nemen?

Dan resteert enkel de nog optie om schriftelijk te stemmen. Hierbij dienen alle leden unaniem akkoord te zijn. Indien er 1 lid tegen het besluit is, kan het besluit niet rechtsgeldig uitgevoerd worden.

UPDATE 10 april 2020:

De Raad van State en de ministerraad hebben met het voorstel tot bovengenoemde tijdelijke wet, welke ingediend is door minister Dekker voor rechtsbescherming en minister Grapperhaus van Justitie en Veiligheid, ingestemd.
Met het wetsvoorstel wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Dit biedt onze branche tijdelijk een extra mogelijkheid om tijdens de coronacrisis toch besluiten te nemen, die geen uitstel dulden.
Meer informatie over de spoetwetgeving kunt u hier nalezen

In beginsel vervalt deze wet op 1 september 2020.
De belangrijkste punten en onze adviezen hebben wij voor u op een rij gezet:
• Een termijn voor het houden van de jaarlijkse algemene ledenvergadering kan nu door het bestuur met zes maanden worden verlengd.
• Het bestuur kan nu bepalen dat, in plaats van een fysieke vergadering, een algemene ledenvergadering wordt gehouden die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen.
• Wij adviseren alleen voor spoedeisende zaken (besluiten nemen die geen verder uitstel dulden) elektronisch te vergaderen.
• Het audio- of videovergaderen dient strak te worden georganiseerd met een goed werkende applicatie voor grote gezelschappen en een goede voorzitter. Voorts moet er de mogelijkheid zijn voor de leden tot het, 72 uur voorafgaande aan de vergadering, schriftelijk of elektronisch stellen van vragen over de onderwerpen die op de agenda staan. Tevens dient u te waarborgen dat er een afdoende identiteitscheck is.
• Een goed alternatief is het vergaderen/stemmen per volmacht. Rijssenbeek c.s. adviseert een zogenaamde beperkte volmacht. Zie de publicatie van 8 april jl.

Heeft u het VvE beheer nog niet uitbesteed? Wij gaan hierover graag met u in gesprek. Neem vrijblijvend contact met ons op via 085 060 38 39.