Uw geld onder professioneel toezicht met financieel VvE beheer
Onder financieel VvE beheer vallen alle werkzaamheden die nodig zijn voor een gezonde financiële huishouding. Denk aan de jaarrekening van de VvE, de periodieke bijdragen, incasso- en betalingsbewaking, het verwerken van inkoopfacturen, het reservefonds, de VvE begroting en uiteraard financieel inzicht.
Bij 24/7 VvE Beheer kunt u terecht voor financieel beheer VvE als losse dienst of als onderdeel van een pakket. Bij ons bent u in ieder geval in goede handen, want we beschikken over een AFM-vergunning (12043832) en een KiFiD-aansluiting (300.016421). De bankrekening zal altijd op naam van uw VvE staan, inclusief realtime inzage voor het bestuur in de financiële administratie dankzij een eigen online VvE portaal.
Lees op deze pagina waar betrouwbaar en goed financieel VvE beheer aan moet voldoen. En, waar u op moet letten bij het kiezen van een professionele beheerder.
Wat valt onder financieel VvE beheer?
Onder financieel VvE beheer valt een scala aan taken die behoorlijk variëren. Concreet zijn dit:
Financieel beheer dient nauwkeurig te gebeuren, volgens de wettelijke verplichtingen. Bij 24/7 VvE Beheer zijn we ons hiervan bewust en dit hoeft u niet zomaar van ons aan te nemen. 24/7 VvE Beheer beschikt namelijk over:
- Een AFM-vergunning. De Autoriteit Financiële Markten verstrekt enkel vergunningen aan bedrijven die zijn getoetst op betrouwbaarheid, deskundigheid en een integere bedrijfsvoering.
- KiFiD-aansluiting. Het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening is een onafhankelijk instituut waar klachten kunnen worden ingediend over aangesloten financiële dienstverleners.
- We werken uitsluitend met uw eigen bankrekening, die blijft staan op naam van de VvE (geen derde partij).
- We zorgen ervoor dat het bestuur altijd realtime inzage heeft in de financiële administratie, via een eigen online VvE-portaal.
Het reservefonds. Wettelijk verplicht en zo bewaken wij het
Dat een reservefonds VvE verplicht is, is niets nieuws. Aangezien dit het geval is sinds januari 2018 (art. 5:126 lid 1 BW). U kunt het reservefonds VvE echter op twee manieren beheren, via een actueel MJOP óf via de 0,5%-regel (minimaal 0,5% van de herbouwwaarde). Op deze pagina vindt u een rekenvoorbeeld, maar kort gezegd betekent dit volgende:
- Reservefonds VvE op basis van een actueel MJOP: de jaarlijkse dotatie voor groot onderhoud vloeit voort uit het meerjarenonderhoudsplan.
- Reservefonds VvE op basis van de 0,5%-regel: de jaarlijkse dotatie voor groot onderhoud bedraagt minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw
Komt het reservefonds van uw VvE tekort? Dan heeft dit verstrekkende gevolgen voor het groot onderhoud, wat de reden is dat reservering verplicht is. Als u kiest voor financieel beheer, dan ontvangt u ook op dit vlak ondersteuning. Vanuit 24/7 VvE Beheer helpen we bij het vaststellen van de dotatie op basis van het MJOP, beheren we de hoogte van het reservefonds van de VvE en helpen we het bestuur bij de financiële voorbereiding richting de ALV. Uiteraard altijd in lijn met de actuele wet- en regelgeving.
Reservefonds VvE box 3: in de meeste gevallen kunnen eigenaren het eigen aandeel van de dotatie opgeven als vermogen in box 3 van de inkomstenbelasting.
Begroting en jaarrekening, ofwel het financiële jaar van uw VvE
Bij financieel beheer van een VvE volgen wij een vaste jaarcyclus, die in feite dient als een tijdlijn. Begroting → ALV-vaststelling → incasso → jaarrekening → kascommissie → decharge (goedkeuring).
In de praktijk betekent dit dat wij ervoor zorgen dat de jaarrekening van uw VvE uiterlijk 6 weken vóór de ALV klaar is. Zo hebben de leden van de kascommissie en het bestuur echt de tijd om het document door te lopen en te controleren.
Incasso en betalingsachterstanden
De incassoprocedure wordt altijd vastgesteld tijdens de ALV, soms éénmalig en soms via een jaarlijkse stemming. De spelregels omtrent incasso’s en betalingsachterstanden zijn hierdoor door de leden van uw VvE zelf bepaald. Dit ALV-mandaat wordt door ons als basis gebruikt voor het versturen van herinneringen en voor de overdracht van het dossier aan de deurwaarder, als een betaling na 3 herinneringen uitblijft.
Realtime financieel inzicht via het portaal
Financieel VvE beheer is onmogelijk zonder duidelijkheid en transparantie. Dit is de reden dat wij werken met het online VvE-portaal Convect. Zo heeft het bestuur van uw VvE op ieder gewenst moment toegang tot de eigen administratie, inclusief de actuele balans, bankrekeningen en betalingen.
De VvE-bankrekeningen zijn benaderbaar via het online portaal en realtime inzichtelijk, en ze staan altijd op naam van uw VvE. Dit is een van de belangrijkste voorwaarden van goed financieel beheer en een van de kenmerken van een betrouwbare VvE beheerder op onze goede beheerder-checklist.
Waarom financieel beheer bij een AFM-vergunde partij?
Wij raden u aan om enkel te kiezen voor een beheerder met een AFM-vergunning. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) controleert of financiële dienstverleners alle wettelijke normen en regels naleven.
Tezamen met een KiFiD-aansluiting en een BVVB-certificering laat een VvE-beheerder zien dat het bedrijf voldoet aan alle vakbekwaamheidseisen en handelt volgens de gedragscode. Inclusief een heldere communicatie, transparante tarieven en geheimhoudingsplicht. Het BVVB toetst al zijn leden jaarlijks en het KiFid is een onafhankelijk instituut waar u klachten kunt indienen over financiële dienstverleners, waaronder dus VvE beheerders.
Om zorg te dragen voor betrouwbaar financieel VvE beheer, beschikt 24/7 VvE Beheer over al deze certificeringen.
- AFM-vergunning 24/7 VvE Beheer: 12043832
- KiFiD-aansluiting 24/7 VvE Beheer: 300.016421
- BVVB-keurmerk 24/7 VvE Beheer: sinds 02-03-2018
Tip: Iedere vergunning/aansluiting (van iedere VvE beheerder) is door uzelf te controleren via de officiële website van de desbetreffende organisatie/instantie.
Financieel beheer binnen onze pakketten
Voor een compleet overzicht van alle taken die bij ons vallen onder “financieel beheer VvE”, verwijzen we u naar onze pakketten (basis ontzorgd, volledig ontzorgd en ontzorgd). Daar ziet u precies wat u van ons kunt verwachten, van het opstellen van de VvE begroting tot een vaste accountmanager voor financieel advies.
Interesse in ons beheer voor uw VvE? Vraag direct een offerte aan of neem contact met ons op als u vragen heeft.
Veelgestelde vragen over financieel VvE beheer
Sinds 1 januari 2028 is het voor Nederlandse VvE’s wettelijk verplicht om een reservefonds te hebben. Het reservefonds VvE wordt gebruikt voor groot onderhoud en het betalen van onvoorziene kosten. Als VvE heeft u twee opties (MJOP en 0,5%-regel), die op deze pagina worden uitgelegd.
Onder administratief beheer vallen taken zoals het organiseren van vergaderingen, het vastleggen van besluiten en het bijhouden van gegevens. Bij financieel VvE beheer kunt u denken aan taken als het opstellen van de begroting, de jaarrekening, het berekenen van de periodieke bijdragen en het verwerken van facturen.
Het is belangrijk dat bij het uitbesteden van financieel beheer de bankrekening op naam van de VvE blijft staan, nooit op een derdengeldrekening. Uiteindelijk blijft de VvE zelf de eindverantwoordelijke.
Een AFM-vergunning wordt verstrekt door de Autoriteit Financiële Markten en geeft aan dat een bedrijf financiële diensten mag aanbieden. Hieraan gaat een strikte toetsing vooraf. Een VvE beheerder met een AFM-vergunning laat zien dat hij zorgvuldig, betrouwbaar en integer te werk gaat.
