VvE beheer uitbesteden. Zelf doen, deels of volledig? Zo beslist u goed
Wel of niet het VvE beheer uitbesteden? Het is een vraag waar veel besturen mee kampen en er is geen eenduidig antwoord. De beste optie verschilt echter per VvE en dit kan zowel zelf doen, deels uitbesteden als volledige ontzorging zijn.
Op deze pagina laten we niet alleen zien wanneer uitbesteden loont, maar ook hoe u een goede beheerder herkent, hoe overstappen werkt en wat beheer bij ons kost. Bij 24/7 VvE Beheer kunt u terecht voor basisbeheer tot volledige uitbesteding, maar eerst helpen we u kiezen.
Zelf doen of uitbesteden? Een eerlijke afweging
Het beheer van uw VvE uitbesteden moet een besluit zijn dat loont. Om dit weloverwogen te doen, is het goed om de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen.
- Voordelen VvE Beheer (deels) uitbesteden: continuïteit ook bij bestuurswisseling, kennis van wet- en regelgeving, tijdwinst.
- Nadelen VvE Beheer (deels) uitbesteden: kosten, minder directe grip, afhankelijkheid van de kwaliteit van het kantoor.
Deze zes essentiële vragen helpen u bij het maken van de juiste afweging (zelf doen, deels uitbesteden of volledig):
- Is het aantal appartementsrechten 24 of meer?
- Is er een tekort aan vrijwilligers met tijd én kennis?
- Staat er groot onderhoud/renovatie op de planning?
- Ontbreekt het aan een MJOP of is het plan verouderd (ouder dan 5 jaar)?
- Lopen de administratie en/of financiën stroef?
Wilt u als VvE ontzorgt worden en vindt u het prettiger om het beheer bij een professional neer te leggen? Dan is het volledig beheer van de VvE uitbesteden een goede keuze.
Wat kunt u uitbesteden (en wat niet)?
De drie beheervormen bepalen welke delen worden uitbesteed, dit zijn financieel, administratief en technisch. Maar wat doet een VvE beheerder nu precies per onderdeel? Dit zijn de belangrijkste taken:
- Financieel: de begroting en jaarrekening opstellen, de balans opmaken en verslaglegging voor de ALV.
- Administratief: de VvE documentatie en dossiers bijhouden, het organiseren van vergaderingen en het vastleggen van besluiten.
- Technisch: het beoordelen of het onderhoud tot de VvE behoort en dit doorzetten.
Groot onderhoud kan een VvE beheerder ook voorzien, maar dit is een apart onderdeel. Vanuit 24/7 VvE Beheer kunt u hierbij denken aan het verzorgen van de planning, het opvragen van offertes, de communicatie, en de begeleiding tot en met de oplevering.
De zaken die u als VvE niet kunt uitbesteden zijn het stemrecht, de eindverantwoordelijkheid en bepaalde bestuursbesluiten. Denk aan de goedkeuring van de jaarlijkse begroting, het wijzigen van de splitsingsakte en het aanstellen/ontslaan van nieuwe bestuursleden.
Bij de juiste beheerder draagt u verantwoordelijkheden over, maar blijft u wel betrokken. “Uitbesteden betekent dus niet loslaten.” Of uitbesteden loont, hangt daarnaast niet alleen af van uw VvE zelf, maar ook van de gekozen VvE beheerder. De keuze voor VvE beheer uitbesteden is vrijwel even belangrijk als het kiezen van een passend kantoor.
Deels uitbesteden: welke mix past bij uw VvE?
Soms is het lonender om een deel van het beheer uit te besteden. Dit zien we vaak bij kleinere actieve VvE’s. Zij kiezen er dan voor om de administratie zelf bij te houden, maar het financiële en technische beheer over te dragen. Een deelpakket is grofweg 40% goedkoper dan all-in, waardoor deels uitbesteden een logische keuze is.
Let op: bij ons is VvE beheer mogelijk vanaf 24 appartementen. Vanaf 8 appartementen is het wel mogelijk om het MJOP uit te besteden en zo toch een deel van de taken over te dragen.
Wat zit er in het Volledig Ontzorgd VvE Beheer?
Binnen het Volledig Ontzorgd pakket verzorgen wij onder andere:
Waar herkent u een goede VvE beheerder aan?
Er zijn enkele basispunten waar u een goede beheerder aan herkent.
- Een eigen bankrekening op naam van de VvE
- Realtime inzage in de administratie
- Jaarrekening op een vast, tijdig moment
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- Vaste contactpersoon
- Heldere opzegtermijn
- Geen koppelverkoop met een eigen onderhoudsbedrijf
- Certificering (BVVB/SKW), met de eerlijke nuance dat een keurmerk geen garantie is
- Eigen bouwkundige in dienst, conform NEN 2767
- Het opstartproces begint direct na ondertekening
U kunt deze scoringslijst tevens gebruiken om meerdere VvE beheerders met elkaar te vergelijken op kwaliteit, door aan iedere factor een scorepunt toe te kennen (10 = uitstekend, 1 = slecht).
Rode vlaggen bij een beheerder
Om te voorkomen dat u met een onverantwoorde partij in zee gaat, is het raadzaam om extra onderzoek te doen of af te zien van een samenwerking als:
- Een aparte VvE-bankrekening ontbreekt
- U geen inzicht heeft in de administratie
- De jaarrekening structureel te laat is
- De beheerder geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft
- De opzegtermijn onduidelijk of extreem lang is
- Er koppelverkoop is met eigen onderhoud
- Er geen vast aanspreekpunt is bij volledig VvE beheer uitbesteden
- De beheerder traag reageert op storingen
Welke vragen stelt u aan een VvE beheerder?
Overweegt u om het beheer VvE uit te besteden, stel dan vooraf deze vragen voor meer inzicht in de werkwijze van de beheerder.
- Administratie: “in welke maand is de jaarrekening klaar?”, “heb ik continu inzicht?”
- Onderhoud: “binnen hoeveel dagen reageert u op een storing?”, “onderhoudt u het contact met aannemers?”, “moeten wij zelf offertes opvragen voor groot onderhoud?”
- Financieel: “wat is uw werkwijze bij een wanbetaling?”, “wat zijn de kosten voor meerwerk?”, “heeft u ervaring met het beheer van een vergelijkbare VvE?”
- Communicatie/Algemeen: “krijg ik een vaste contactpersoon?”, “hoe zit het met de bereikbaarheid?, “wat is de rapportagefrequentie?”, “hoe groot is het beheerteam?”, “wat zijn de opzegvoorwaarden?”
- Aansprakelijkheid/verzekering: “beschikt u over een AFM-vergunning?”, “bent u aangesloten bij het KiFid?”
Overstappen van beheerder, incl. opzegtermijn en stappenpla
Bij het overstappen van beheerder is het verstandig om rekening te houden met de opzegtermijn, meestal 3 tot 6 maanden. Ons advies is om minstens 6 maanden voordat het huidige beheercontract afloopt te starten met de voorbereidingen. Dit stappenplan helpt u daarbij:
Stap 1: de overstap als stempunt opnemen in de ALV-agenda
Stap 2: volmachten verzamelen van de afwezige leden
Stap 3: de benodigde gegevens verzamelen voor de dossieroverdracht.
Optioneel: de saldo-overdracht met de oude beheerder regelen. Als u 24/7 VvE Beheer als partner kiest, dan blijft de bankrekening op naam van de VvE zelf staan
Stap 4: de communicatiegegevens wijzigen bij de Kamer van Koophandel , en eventueel bestuurswijzigingen doorgeven
Stap 5: de koppeling leggen met de bankrekening(en) van de VvE
Stap 6: de vaste leveranciers informeren, plus het overzetten van lopende contracten en verzekeringen
Als wij het beheer voor uw VvE gaan doen, dan zullen we de stappen 3, 4 en 5 voor onze rekening nemen.
U blijft juridisch verantwoordelijk. Zo zit het met de aansprakelijkheid en verzekering(en)
Wie uitbesteedt, blijft juridisch verantwoordelijk. Een goede beheerder beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en 24/7 VvE Beheer is verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid.
Als bestuur kunt u naast de opstalverzekering van de VvE een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (D&O) nemen. Deze verzekering beschermt tegen de financiële gevolgen (schade en juridische kosten) die ontstaan door het nemen van verkeerde beslissingen (onopzettelijk) en/of nalatigheid.
Wat kost het uitbesteden van VvE beheer?
Het beheer VvE uitbesteden is altijd maatwerk, maar de richtprijs is € 100 tot € 300 per appartementsrecht per jaar. Dit is een grove indicatie voor all-in beheer, een deelpakket is uiteraard goedkoper (dit scheelt ongeveer 40%). Op deze pagina vindt u onze tarieven, voorzien van een volledige uitleg en de opbouw van de VvE-bijdrage.
Waarom VvE’s kiezen voor 24/7 VvE Beheer
Als u twijfelt om uw beheer uit te besteden óf als u erover nadenkt om over te stappen van beheerder, dan hopen wij dat u onze dienstverlening overweegt. Er zijn meerdere redenen waarom andere VvE’s u voorgingen en voor 24/7 VvE Beheer kozen.
- We beschikken over een AFM-vergunning (12043832). Deze officiële vergunning toont aan dat ons bedrijf financieel gezond is en dat we werken volgens de Wft.
- We zijn aangesloten bij het KiFiD (300.016421). Dit is een onafhankelijke stichting en een door de minister van Financiën erkend bemiddelingsorgaan waar consumenten terecht kunnen met een financiële klacht.
- We hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en zijn BVVB-gecertificeerd. Dit laatste houdt in dat we voldoen aan de strenge gedragscode van de Branchevereniging VvE Beheerders. Denk aan een heldere communicatie, transparante tarieven en geheimhoudingsplicht.
- We zijn 24/7 telefonisch bereikbaar bij calamiteiten, ook ’s nachts en in het weekend.
- We zijn niet alleen telefonisch bereikbaar, maar ook via het portaal plus de Convect-app
- Kiest u voor volledig ontzorgd, dan krijgt u een accountmanager als vast aanspreekpunt
- We zijn ruim 10 jaar actief (sinds 2015) en hebben meer dan 200 VvE’s, circa 8.000 appartementsrechten, in beheer
- Ons team bestaat uit 13 vakmensen, waaronder 1 eigen bouwkundige, 3 financiële medewerkers, 2 servicedeskmedewerkers en 1 adviseur verduurzaming.
Overstappen naar 24/7? Zo begeleiden wij dat!
Voor een volledige overdracht van het VvE beheer rekenen wij circa 3 maanden. Direct na ondertekening starten wij en het bestuur ontvangt van ons een uitgebreide vragenlijst, voor het verstrekken van de gegevens omtrent de organisatie, de huidige situatie en de wensen. Parallel vragen wij documenten en administratie op bij de huidige beheerder, verzorgen we de KvK-wijzigingen, de koppeling met de bankrekening(en) van de VvE en informeren wij de vaste leveranciers. Uiterlijk op de eerste dag van de beheermaand ontvangen alle leden een welkomstbrief met praktische informatie en inloggegevens voor het online portaal.
Het eerste jaar is een kennismakingsjaar en dit betekent dat het contact dan bewust intensiever is. Zo heeft u voldoende tijd om vragen te stellen en nemen wij ook alle tijd om uw VvE te leren kennen. Voor een prijsindicatie verwijzen wij u graag naar onze tarieven.
Casevoorbeeld
Dit voorbeeld is bewust geanonimiseerd, zonder het aantal appartementen. Bij een van de VvE’s die wij beheren kwam in het eerste jaar achterstallig onderhoud aan het licht. Het ging onder meer om waterschades door verkeerd advies van de vorige beheerder en jarenlang uitgesteld schilderwerk. De eerste stap was het controleren van de werkzaamheden en het opstellen van een adviesrapport. We belegden vervolgens een ALV en met het mandaat van de leden zijn de lekkages verholpen. Voor het schilderwerk is een verftechnisch advies opgesteld en na het ontvangen van drie offertes is de opdracht uitgevoerd.
Veelgestelde vragen over VvE beheer uitbesteden
Bij 24/7 VvE Beheer is deels uitbesteden geen enkel probleem. Kiest uw VvE voor ons deelpakket, dan bent u ongeveer 40% goedkoper uit dan bij volledig beheer.
In de praktijk komen de kosten voor VvE beheer uitbesteden neer op een bedrag tussen de € 100 en € 300 per appartementsrecht per jaar. Voor meer informatie en de opbouw van onze prijzen verwijzen we u naar onze tarieven.
Ja, ook een kleine VvE kan het beheer uitbesteden. Bij 24/7 VvE Beheer is dit mogelijk vanaf 24 appartementen. Kleinere VvE’s kunnen bij ons wel terecht voor het MJOP, de jaarlijkse schouw en verduurzamingsadvies.
De meeste VvE beheerders hanteren een opzegtermijn van drie tot zes maanden. In uitzonderlijke gevallen is dit een boekjaar. U vindt deze informatie altijd terug in de beheerdersovereenkomst.
Ja, bij VvE beheer uitbesteden blijft de VvE zelf juridisch gezien de eindverantwoordelijke. Uitbesteden betekent dus niet loslaten.
